Asiakirjojen ja arkistojen tuhoaminen
Tietoturvallinen ja GDPR-vaatimukset täyttävä palvelu ja kierrätys
Tietosuoja-asetus velvoittaa hävittämään henkilötiedot silloin, kun säilytysperuste päättyy. Lisäksi asetuksessa on osoitusvelvollisuus: organisaation pitää pystyä näyttämään, että tuhoaminen on toteutettu oikein ja todistettavasti.
Kun asiakas haluaa hävittää luottamuksellisia asiakirjoja, henkilötietoja tai arkistoja, ei riitä että paperi vain “silputaan pois näkyvistä”. Tärkeintä on, että tieto tuhoutuu varmasti, peruuttamattomasti ja todennettavasti, koko prosessin on oltava aukoton alusta loppuun.
MTB Tietoturvapalvelu tarjoaa teollisen tuhoamispalvelun, jossa tiedoista ei jää mitään jäljelle luettavassa, tunnistettavassa tai pääteltävässä muodossa. Samalla paperi ohjataan turvallisesti kierrätykseen uusiopaperin raaka-aineeksi. Saat siis korkeimman tietoturvan ilman turhaa jätettä tai ylimääräistä vaivaa.
Miksi valita MTB:n asiakirjojen ja arkistojen tuhoaminen?
GDPR-vaatimusten mukainen hävitys
Kaikki asiakirjat ja arkistot tuhotaan EU:n tietosuojavaatimusten mukaisesti. Tiedot tuhoutuvat välittömästi. Silppuaminen tapahtuu P-3 turvaluokan mukaan tarjoten korkean tietoturvan.
Turvallinen ja valvottu prosessi
Lukittavat tietoturva-astiat ja sinetöidyt säkit varmistavat täydellisen tietoturvan kuljetuksen aikana. Taustatarkastettu ja nuhteeton henkilökunta käsittelee aineistoa luottamuksellisesti.
Turvallinen kuljetus
Jokainen astia ja säkki kuljetetaan umpikorisilla, lukituilla, GPS-paikannetuilla kuorma-autoilla, joita ei avata matkalla.
Nopea ja vaivaton palvelu
Tilaa tietoturvapussi tai -säiliö verkkokaupasta, ja MTB noutaa sen sovittuna ajankohtana.
Arkistojen kattava tuhoaminen
MTB huolehtii laajojen arkistojen hävittämisestä, mukaan lukien sopimukset, potilastiedot, juridiset asiakirjat ja muut arkaluontoiset dokumentit.
Tuhoamistodistus asiakkaalle
MTB:n tarjoama tuhoamistodistus todistaa, että henkilötietoja käsitellään ja poistetaan lainmukaisesti ja turvallisesti GDPR:ää noudattaen.
Pakkauspalvelu
MTB voi myös pakata asiakirjat ja arkistot hävitystä varten, jolloin asiakkaan ei tarvitse huolehtia lajittelusta.
Katkeamaton vastuunsiirtoketju
Aineisto sinetöidään paikan päällä. Siirtoasiakirja siirtää vastuun MTB:lle kuljetuksessa.
Asiakirjojen ja arkistojen säilytysajat
kuinka kauan asiakirjoja tulee säilyttää ennen hävitystä?
Työsuhteeseen liittyvät asiakirjat
Palkkalistat ja työsuhdeasiakirjat on suositeltavaa säilyttää vähintään 10 vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen.
Lääkärinlausunnot ja potilastiedot
Säilytys vähintään 12 vuotta potilaan kuolemasta tai 20 vuotta viimeisestä merkinnästä (Terveydenhuoltolaki 30 §).
Sopimukset ja juridiset asiakirjat
Yritysten sopimusmateriaali tulee säilyttää vähintään 10 vuotta mahdollisten riitatilanteiden vuoksi.
Asunto-osakoyhtiöiden pöytäkirjat ja osakasluettelot
Säilytettävä toistaiseksi, sillä niitä ei ole säädetty hävitettäviksi.
Henkilötietoja sisältävät asiakirjat
GDPR:n mukaan säilytysajat perustuvat asiakirjan alkuperäiseen käyttötarkoitukseen.
Kirjanpitoaineisto
Säilytettävä vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisestä (Kirjanpitolaki 2:10 §).
Vinkki: Jos et ole varma asiakirjojen säilytysajasta, tarkista organisaatiosi tietosuojakäytännöt tai kysy asiantuntijalta ennen asiakirjojen tuhoamista.
Miksi toimistosilppuri tai polttaminen ei ole järkevä vaihtoehto?
Moni pohtii, kannattaako ammattimaista tuhoamispalvelua käyttää, jos paperin voi silputa itse tai polttaa. Käytännössä nämä keinot jättävät kuitenkin tietoturvaan sellaisia aukkoja, joita ei usein tule ajatelleeksi:
Toimistotason silppu on usein liian suurta ja tasakokoista.
Silputuista suikaleista voidaan joissain tapauksissa koota tietoja takaisin, etenkin jos palat päätyvät ulkopuoliselle ja niitä yhdistellään digitaalisesti. Teollisessa murskauksessa pieni ja satunnainen palakoko estää palauttamisen käytännössä kokonaan.
Silppu päätyy helposti väärään paikkaan.
Keräyspaperi, sekajäte tai varastokulma eivät ole turvasäiliöitä. Jos silppua säilytetään tai kuljetetaan ilman lukittuja astioita ja valvottua vastuuketjua, siihen voi teoriassa päästä käsiksi kuka tahansa.
Tuhoamisesta ei jää mitään virallista näyttöä.
Ilman siirtoasiakirjoja, vastuunsiirron dokumentointia ja tuhoamistodistusta tuhoamista ei voi todistaa jälkikäteen esimerkiksi auditoinnissa tai tietosuojatilanteessa.
Vastuu jää aina asiakkaalle.
Jos tietoja vuotaa, rekisterinpitäjä vastaa – ja silloin pitää pystyä osoittamaan, että hävitys on tehty turvallisesti ja asianmukaisesti.
Ammattimainen asiakirjatuhoaminen on eri asia kuin toimistosilppuri.
MTB:n teollisessa prosessissa tieto tuhoutuu jo murskauksessa, silppu sekoittuu muiden asiakkaiden materiaaliin ja paalataan tiiviiksi paperipaaleiksi, jolloin yksittäistä aineistoa ei voi enää erottaa. Tämän jälkeen paperitehtaalla painoväri ja muste poistetaan paperikuidusta, mikä varmistaa ketjun lopussa paperille käytännössä korkeimman mahdollisen tietoturvatason.
Näin saat turvallisuuden, jota et voi saavuttaa toimistosilppurilla tai satunnaisella poltolla – mutta ilman riskejä, ja täysin todennettavasti.
Mikä on turvaluokka P-3?
Asiakirjatuhoamisen turvaluokka perustuu silpun palakokoon: mitä pienempi palakoko, sitä korkeampi turvaluokka.
P-3 on maailman yleisin ja käytetyin turvaluokka yritysasiakirjoille, koska se tarjoaa erittäin korkean tietoturvan mutta mahdollistaa samalla paperin kierrätyksen uusiopaperin raaka-aineeksi. Siksi P-3 on myös MTB:llä, kuten muillakin ammattimaisilla alan toimijoilla, vakioturvaluokka ja vähimmäistaso palakoon osalta.
Sovittu palakoko on P-3 mutta todellisuudessa kaksivaiheinen murskaus tuottaa tätä pienempää silppua ja paperipölyä. Laite leikkaa monessa eri suunnassa, repii ja jauhaa materiaalia, jolloin palakoko on vaihtelevaa ja tieto häviää välittömästi. Tämän jälkeen prosessi jatkuu eteenpäin missä silppu sekoitetaan massaan, paalataan ja paperitehdas poistaa painovärin ja musteen paperikuidusta. Paperisilppu kierrätetään tekemällä siitä uusiopaperia.
Ohjeet asiakirjojen ja arkistojen luovutukseen
Arkistomapit ja laatikot
- Voidaan luovuttaa sellaisenaan, puramme ja lajittelemme ne puolestasi.
- Voimmea noutaa ja pakata aineiston suoraan asiakkaan kaapeista ja hyllyistä. Merkitkää, tai osoittakaa mitkä aineistot kuuluvat tuhottavaksi.
- Usein arkistotilojen siivouksen jälkeen on tarve järjestellä tai siirtää arkistot uudelleen. MTB tarjoaa myös siirto- ja kuljetuspalveluita, jotka voidaan tehdä samalla käynnillä.
Niitit ja klemmarit
- Normaaleja niittejä ja paperiklemmareita ei tarvitse poistaa
- Poikkeus: isot peltiklipsit ja järeät metallit: Aineiston joukossa ei saa olla paksuja tai usean senttimetrin kokoisia metalliosia, metallilistoja, tietokoneen kovalevyjä tai leimasimia.
- Isot metallikappaleet voivat aiheuttaa kipinöitä, mitkä ovat paloturvallisuusriski.
Tarjoamme myös erikoisratkaisuja
- Erittäin hienojakoinen tuhoaminen Paperi voidaan murskata myös erittäin hienoksi, lähes pölyksi asti. Tämä vaihtoehto valitaan silloin, kun asiakkaan sisäiset ohjeet, sopimusvaatimukset tai aineiston luonne edellyttävät poikkeuksellisen pientä palakokoa. Hienojakoinen tuhoaminen on erikoispalvelu ja hinnoitellaan erikseen.
- Tuhoaminen asiakkaan toimipisteessä Tuhoaminen voidaan toteuttaa myös paikan päällä asiakkaan tiloissa. Vaihtoehtoina ovat: siirrettävä murskain, joka tuodaan toimipisteeseen, tai murskainkuorma-auto, jossa murskain on auton sisällä ja auto voidaan pysäköidä asiakkaan toimipisteen eteen.
Asiakirjojen ja arkistojen tuhoaminen ympäri Suomen
Palvelemme koko suomessa
Uusimaa
Askola, Espoo, Hanko, Helsinki, Hyvinkää, Inkoo, Järvenpää, Karkkila, Kauniainen, Kerava, Kirkkonummi, Lapinjärvi, Lohja, Loviisa, Myrskylä, Mäntsälä, Nurmijärvi, Pornainen, Porvoo, Pukkila, Raasepori, Sipoo, Siuntio, Tuusula, Vantaa, Vihti
Pirkanmaa
Tampere, Nokia, Pirkkala, Ylöjärvi, Lempäälä, Valkeakoski, Akaa, Juupajoki, Kihniö, Mänttä-Vilppula, Parkano, Punkalaidun, Pälkäne, Ruovesi, Häkmeenkyrö, Kangasala, Sastamala, Ikaalinen, Orivesi, Vesilahti, Virrat, Urjala.
Keski-Suomi
Äänekoski, Hankasalmi, Jämsä, Joutsa, Jyväskylä, Kannonkoski, Karstula, Keuruu, Kinnula, Kivijärvi, Konnevesi, Kyyjärvi, Laukaa, Luhanka, Multia, Muurame, Petäjävesi, Pihtipudas, Saarijärvi, Toivakka, Uurainen, Viitasaari
Keski-Pohjanmaa
Halsua, Kannus, Kaustinen, Kokkola, Lestijärvi, Perho, Toholampi, Veteli
Kymenlaakso
Hamina, Kotka, Kouvola, Miehikkälä, Pyhtää, Virolahti
Etelä-Karjala
Lappeenranta, Imatra, Lemi, Luumäki, Parikkala, Rautjärvi, Ruokolahti, Savitaipale, Taipalsaari
Satakunta
Rauma, Pori, Eura, Eurajoki, Harjavalta, Honkajoki, Huittinen, Jämijärvi, Kankaanpää, Karvia, Kokemäki, Merikarvia, Nakkila, Pomarkku, Siikainen, Säkylä, Ulvila.
Kanta-Häme
Forssa, Hattula, Hausjärvi, Humppila, Hämeenlinna, Janakkala, Jokioinen, Loppi, Riihimäki, Tammela, Ypäjä.
Pohjois-Savo
Iisalmi, Joroinen, Kaavi, Keitele, Kiuruvesi, Kuopio, Lapinlahti, Leppävirta, Pielavesi, Rautalampi, Rautavaara, Siilinjärvi, Sonkajärvi, Suonenjoki, Tervo, Tuusniemi, Varkaus, Vesanto, Vieremä
Etelä-Pohjanmaa
Alajärvi, Alavus, Evijärvi, Ilmajoki, Isojoki, Isokyrö, Karijoki, Kauhajoki, Kauhava, Kuortane, Kurikka, Lappajärvi, Lapua, Seinäjoki, Soini, Teuva, Vimpeli, Ähtäri
Etelä-Savo
Enonkoski, Hirvensalmi, Juva, Kangasniemi, Mikkeli, Mäntyharju, Pertunmaa, Pieksämäki, Puumala, Rantasalmi, Savonlinna, Sulkava
Pohjois-Karjala
Joensuu, Heinävesi, Ilomantsi, Juuka, Kitee, Kontiolahti, Lieksa, Liperi, Nurmes, Outokumpu, Polvijärvi, Rääkkylä, Tohmajärvi
Varsinais-Suomi
Aura, Kaarina, Kemiönsaari, Kustavi, Laitila, Lieto, Loimaa, Marttila, Masku, Mynämäki, Naantali, Oripää, Nousiainen, Paimio, Parainen, Pyhäranta, Pöytyä, Raisio, Rusko, Salo, Sauvo, Somero, Taivassalo, Turku, Uusikaupunki, Vehmaa.
Päijät-Häme
Asikkala, Hartola, Heinola, Hollola, Kärkölä, Lahti, Orimattila, Padasjoki, Sysmä.
Pohjanmaa
Kaskinen, Korsnäs, Kristiinankaupunki, Kruunupyy, Laihia, Luoto, Maalahti, Mustasaari, Närpiö, Pedersören, Pietarsaari, Uusikaarlepyy, Vaasa, Vöyri
Pohjois-Pohjanmaa
Alavieska, Haapajärvi, Haapavesi, Hailuoto, Ii, Kalajoki, Kempele, Kuusamo, Kärsämäki, Liminka, Lumijoki, Merijärvi, Muhos, Nivala, Oulainen, Oulu, Pudasjärvi, Pyhäjoki, Pyhäjärvi, Pyhäntä, Raahe, Reisjärvi, Sievi, Siikajoki, Siikalatva, Taivalkoski, Tyrnävä, Utajärvi, Vaala, Ylivieska
Lappi
Enontekiö, Inari, Kemi, Kemijärvi, Keminmaa, Kittilä, Kolari, Muonio, Pelkosenniemi, Pello, Posio, Ranua, Rovaniemi, Salla, Savukoski, Simo, Sodankylä, Tervola, Tornio, Utsjoki, Ylitornio
Kainuu
Kajaani, Kuhmo, Hyrynsalmi, Paltamo, Puolanka, Ristijärvi, Sotkamo, Suomussalmi
Usein kysytyt kysymykset asiakirjojen ja arkistojen tuhoamisesta
Asiakkaidemme useimmin kysytyt kysymykset ja niiden vastaukset.
Etkö löytänyt vastausta kysymykseesi? Ota yhteyttä!
Miten asiakirjojen tuhoaminen toteutetaan MTB:llä?
Asiakirjat kerätään lukituissa säiliöissä tai sinetöidyissä tietoturvapusseissa ja kuljetetaan turvallisesti MTB:n käsittelypisteeseen, jossa ne murskataan fyysisesti. Kaikki toimet noudattavat GDPR:n ja kansallisten tietosuojamääräysten vaatimuksia.
Voinko seurata asiakirjojen käsittelyä tai saada tuhoamistodistuksen?
Kyllä. Kaikesta tietoturvamateriaalin käsittelystä laaditaan siirtoasiakirjat ja tarvittaessa toimitetaan tuhoamistodistus, joka osoittaa materiaalin turvallisen käsittelyn.
Miten tietoturvamateriaalit tulee pakata noutoa varten?
Voit käyttää MTB:n tarjoamia lukittavia tietoturvasäiliöitä tai sinetöitäviä tietoturvapusseja. Näin varmistetaan, ettei asiattomilla ole pääsyä materiaaleihin kuljetuksen aikana.
Kuinka nopeasti nouto voidaan järjestää?
Useimmilla alueilla nouto järjestyy 1–3 arkipäivän sisällä tilauksesta. Kiireellisissä tapauksissa voit pyytää myös pikatoimitusta.
Mitä aineistoa voidaan tuhota tietoturvakäsittelyssä?
- Palvelu kattaa:
- Asiakirjat ja arkistot
- Tallenteet (CD, DVD, nauhat)
- Koko laitteet (tietokoneet, kännykät, muistitikut)
- Kova- ja SSD-levyt
Paljonko asiakirjojen tuhoaminen maksaa?
Hinta riippuu käsiteltävän materiaalin määrästä, pakkaustavasta ja mahdollisista lisäpalveluista (nouto, todistukset jne.). Pyydä tarjous tai laskuriarvio helposti verkkosivujemme kautta.
Onko palvelu saatavilla myös pienille yrityksille tai yhdistyksille?
Kyllä. Tietoturvapalvelumme on suunniteltu skaalautumaan kaiken kokoisten organisaatioiden tarpeisiin – yrityksille, yhdistyksille, taloyhtiöille ja julkishallinnolle.
Hävitettäviä asiakirjoja?
Tilaa tietoturvahävitys nyt!
Tilaa tietoturvapussi verkkokaupasta – Helppo ja edullinen ratkaisu pienille määrille
Tilaa tietoturvasäiliö verkkokaupasta – Turvallinen ratkaisu yrityksille ja suuremmille määrille
Pyydä tarjous – Räätälöity ratkaisu suurille tietomäärille ja arkistoille
Yhteydenotto
Tarvitsetko joitain palveluitamme, vai onko sinulla jotain muuta kysyttävää? Ota yhteyttä, niin mielellämme vastaamme kaikkiin kysymyksiin!
Vaihtoehtoisesti voit tilata palvelumme suoraan verkkokaupasta.